Westerlo 20 augustus 2022

 

Start om 14h07 in café t’Centrum Boerenkrijglaan 24 2260 Westerlo

Aanwezig bestuur : Wim Oeyen , Pieter Fransen , Mario Vangeel ,Willy Cremers ,Kurt Schepers , Bauwke Verreydt , Barry Zander en Hans Vaneerdewegh                                                                                                                                   Verontschuldigd : Jos Vanbergen

Alle kapiteins waren uitgenodigd .

Dagorde :

1)Welkom .

 

2)Voorstelling bestuur .

 

3)Financiële informatie ,inzage en tekenen kasboek .

 

4)Opmaak competitie en beker .

 

5)Wijzigingen reglementen .

 

6)Keuringen

 

7)Speelgebied

 

8)Digitalisering /website

 

9)Aandachtspunten

 

10) Communicatie

 

11 ) Varia

12) Verdelen DFK documenten .

 

1)    1)  Welkom .

Welkom aan alle bestuursleden en kapiteins van ploegen aangesloten bij de Darts Federatie Kempen. Het is weer een uitdagend seizoen geweest door het coronavirus , voor het eerst in 2 jaar hebben we onze competitie kunnen afwerken . Dit was alleen mogelijk dankzij het begrip van de ploegen en de inzet van het bestuur , we hopen dat er het komende seizoen geen virusproblemen meer opduiken en dat alle wedstrijden op de geplande dagen kunnen doorgaan .

2)      2) Voorstelling bestuur .

Ik ga beginnen met het bestuur voor te stellen .

De oudgedienden zullen het al gezien hebben dat Hans Vaneerdewegh terug van even wegeweest is, voor degene die Hans niet kennen, Hans is een stichtend lid en oud voorzitter van DFK . Welkom terug Hans en veel succes .

Barry Zander : bestuurslid

Hans Vaneerdewegh : bestuurslid

Willy Cremers : sportieve cel /standenkeuring .

Jos Vanbergen :tornooileiding  .

Mario Vangeel : competitieopmaak

Kurt Schepers : Wedstrijdleiding . Kurt is aanspreekpunt wedstrijdleiding .

Bauwke Verreydt : penningmeester

Pieter Fransen : Secretaris

Wim Oeyen : Voorzitter

 

 Volgens goede traditie mag iedereen er ene drinken , normaal heeft iedereen bij zijn aankomst een bonnetje gekregen .

3)     3) Financiële informatie ,inzage en tekenen kasboek .

Naar goede gewoonte gaan we ook dit jaar jullie de kans geven om het kasboek in te kijken, graag had ik 2 vrijwillige personen gevraagd  die het kasboek willen ondertekenen .

Het bedrag in kas werd meegedeeld aan de aanwezigen op de vergadering .

 

Zoals jullie merken heeft het stijgende aantal ingeschreven ploegen clubs en spelers een impact op de financiële toestand van de vzw . We hadden nog nooit zoveel geld op de bankrekening staan , wat zeker niet wil zeggen dat we het geld door ramen en deuren naar buiten zullen gooien . We zullen er zuinig met omspringen en geen gekke dingen doen , er staan ons de komende maanden nog enkele uitdagingen te wachten die we met succes willen afronden .

Grootste uitgave is nog altijd de verzekering en de grootste inkomsten halen wij uit de inschrijvingen . Sinds dit jaar proberen we ook meer verdiensten te halen uit sponsoring . Zo kwam er via sponsoring dit jaar reeds € 650 , een eerder bescheiden bedrag , maar we gaan dit proberen jaar na jaar uit te bouwen .

Vergeet niet dat de prijs van een inschrijving van 1 Lid na deze vergadering € 15 bedraagt. Alle inschrijvingen dienen enkel en alleen hier te gebeuren. Mag ik jullie vragen om alle nieuwe inschrijvingen voor vrijdag 18.00 h te doen .

Wij hebben tijdens de inschrijvingen getest met betalingen via Payconiq , de komende maanden maken wij alles in orde om Payconiq via het professionele platform te gebruiken . In eerste instantie zullen wij betalingen via Payconiq aanbieden tijdens de inschrijvingen de kruisfinales en het Open DFK , de haalbaarheid van Payconiq tijdens het rankingtornooi moet nog bekeken worden .

4)      Opmaak competitie en beker .

We hebben 36 ploegen meer ingeschreven dan vorig seizoen we tellen nu 10 reeksen 114 ploegen  80 clubs en ongeveer 800 à 1000 spelers/speelsters ieder jaar. Op dit moment zijn er 865 spelers/speelsters ingeschreven .

De opmaak van de competitie was niet eenvoudig , we hebben heel veel ploegen met bepaalde voorkeuren bijvoorbeeld samen thuis , 2 ploegen 1 stand  .Door de groei die wij nu meemaken is het steeds moeilijker aan het worden om de competitie op te maken .Hierdoor hebben we ook niet altijd kunnen handhaven dat je altijd afwisselend uit thuis speelt , soms speel je eens meerdere keren achter elkaar uit of thuis .We betreuren dit en er zal het komende jaar aan oplossingen gewerkt moeten worden . Volgend jaar zullen we iedereen een bericht sturen als de competitie online staat , vanaf dan krijgen jullie een week om fouten en opmerkingen te melden , na die periode komt de definitieve versie online .Dit doen we zodat Mario alle aanpassingen in 1 keer kan doen en niet meerdere keren verspreid over enkele weken .

De reeksen zijn allemaal opgevuld , de reeksen vanaf provinciaal tot en met 5 A tellen allemaal 12 ploegen , reeksen 5B 5C en 5D tellen 10 ploegen .

 

6 ploegen zijn gestopt Daltons C , Daltons D , Que Pasa , Donuts , Speedy en Kempen C   .

Er zijn 32 nieuwe ploegen namelijk Flierefluiters D , ZZ Tops , Kasteelwerpers , Jachthoorn , Zwijntjes B , Renova , Bulls B , Bulls C , Bullseye B , Sportvriend A , Sportvriend B , Bleukens B , Op ’t randje , M&M Zwart , M&M Geel , Double Ones , Sas A , Sas B , T’Geleeg , Field , Voskes B , Eagles , Decap , Cadarto , Blue Spot , Charlies , Jakers , Woodpickers , Molepikkers 2.0 , 2370 Yellow , 2370 Black , 2370 White .

5 ploegen zijn van naam veranderd Den Hoek af A zijn de Pumuckls geworden , Missers is ’t Verlof geworden , t’Haantje zijn de oldtimers , Kempen B zijn de Wolves , Vijvershof B zijn de Flying Arrows  .

3 ploegen zijn van naam en lokaal veranderd Milo zijn de Bleukens en spelen in sporthal de Bleukens in Balen , Plekkers zijn Molekens D en spelen in Café de Molekens in Herentals , Cliche zijn de Kempenejers en zij spelen in Den bunker in Westerlo .

En 5 ploegen zijn van lokaal veranderd ,Den hoek af speelt in Decap te Grobbendonk , op ’t randje speelt vanaf nu in café Central in Balen, Flying darts in Buckingham in Mol , Madhouse in de kantine van de Varenvissers in Herselt en de Whippet in café Nineball in Leopoldsburg  .

 

5)     5)  Wijzigingen reglementen .

In de periode tussen het einde van de inschrijvingen en de info vergadering kunnen er geen leden ingeschreven worden .

 

Er zal voor het seizoen 22/23 uit de reeksen 4A 4B 5A 5B 5C en 5D  slechts 1 ploeg promoveren , in reeks 4 A zijn er 2 dalers en in reeks 4 B zijn er 2 dalers .

 

Beker Voor 2022/23 werd volgend format gekozen : er zijn 16 reeksen met telkens 6 ploegen , of 5 met BYE aangevuld.Elke ploeg speelt 1 maal tegen elkaar .Na de groepsfase zullen de 3 eerste van elke reeks verdeeld worden in 8 reeksen van de  winnaarsronde , de laatste 3 van elke reeks worden verdeeld in 8 reeksen van de verliezersronde .Voor de samenstelling van deze reeksen zal er terug een trekking volgen . De eerste  van elke reeks in de winnaarsronde speelt de winnaarsronde van de kruisfinales , de eerste  van elke reeks in de verliezersronde speelt de verliezersronde van de kruisfinales .

 

Aanbeveling : Een club met meerdere ploegen dient voldoende standen te voorzien , het aantal ploegen - 1.

 

Elke ploeg die een stand wil laten keuren of herkeuren dient een aanvraag tot keuring te doen .

De eerste keuring en de herkeuring zijn gratis vanaf de tweede herkeuring dient er € 25 per keuring betaald te worden .Elke keuringsaanvraag dient via e-mail te gebeuren , het document staat op de site onder inschrijvingen .

 

6)      6) Keuringen .                                  

Standen keuring: omdat er toch wat keuringen vervallen in 2022  en er 30 nieuwe lokalen zijn bijgekomen is het een drukke periode wat betreft keuringen en herkeuringen .                                                                                                                                              Als er iets aan de dartsstand veranderd gelieve dan ons op de hoogte te brengen zodat wij een herkeuring kunnen uitvoeren .Zorg dat dit ook gebeurt ,dikwijls stellen we vast dat er bij een controle allerlei zaken veranderd zijn zonder dit te melden . We merken ook dat er meer en meer lokalen niet in orde zijn bij de eerste keuringen, we hebben de instructies over hoe de dartsstand er moet uitzien op papier gezet , dit is de keuringsaanvraag  .Dit document staat op de site en moet altijd ingevuld worden bij  een aanvraag tot keuring of herkeuring . Gelieve ook de stappen te volgen die op het document staan . Als er nog lokalen dienen gekeurd te worden meld dit dan straks aan Willy Cremers of Jos Vanbergen , dan kunnen we dit zo snel mogelijk in de planning opnemen.

Alle adressen en eventuele wijzigingen in de loop van het seizoen zijn steeds op ww.dfk.be te vinden.

Bij verandering van lokaal zal er altijd aan het bestuur toestemming gevraagd moeten worden .

Enkel in deze steden en gemeentes en hun deelgemeentes die binnen het DFK speelgebied vallen zullen lokalen goedgekeurd worden voor competities van DFK .

7)     7)  Speelgebied

Tijdens de inschrijvingen en de aanloop hebben we regelmatig ploegen geweigerd omdat hun lokaal zich niet binnen het speelgebied van DFK bevindt .We hebben in de loop van 2022 beslist om ons speelgebied niet uit te breiden , het speelgebied is groot genoeg en nog langere afstanden zijn niet wenselijk .De gemeenten die nu het speelgebied uitmaken zullen dit in de toekomst ook nog doen , er worden geen gemeenten of steden uit het speelgebied geschrapt.

 

8)     8)  Digitalisering / website

Na 6 jaar met de huidige website zullen we dit jaar een nieuwe partner zoeken . We gaan de website uitbouwen naar onze eigen behoeften en deze gebruiksvriendelijker maken voor de kapiteins  onze spelers  en de gewone bezoekers .Vooral aanpassingen in het opstellen van de competitie willen we eenvoudiger kunnen doen . We willen ook meer Backups laten  uitvoeren , dit heeft ons vorig seizoen parten gespeeld bij de beker .

Momenteel ondervinden we enkele problemen , waardoor er nog geen wedstrijden zichtbaar zijn als je inlogt , er wordt hard gewerkt om dit zo snel mogelijk in orde te krijgen .

9)      Aandachtspunten .

Het wedstrijdblad dient in tweevoud ingevuld te worden zodat elke ploeg een exemplaar heeft en tevens een bewijs .Als men enkel digitaal invult heeft men nadien geen bewijs !

Er mag geen gebruik gemaakt worden van elektronische scoreborden , de scores dienen altijd duidelijk op een bord genoteerd te worden .

 Elke ploeg krijgt enkele blanco wedstrijdpapieren , men kan ook het wedstrijdblad afdrukken via de site , druk deze dan af voor de wedstrijd , beste is dat beide ploegen dit doen zodat thuisploeg en bezoekers beiden 1 exemplaar hebben .Dan kan er achteraf geen discussie bestaan .Let op ! Als je alle bladen in het begin van het seizoen afdrukt is het mogelijk dat niet alle spelers op het blad staan , er kunnen altijd spelers bijkomen in de loop van het seizoen .De bedoeling is dat iedereen op termijn zelf zijn bladen afdrukt of dit ergens laat doen .De website is hiervoor voorzien .

Maximaal 3 wedstrijden mogen uitgesteld worden , deze dienen altijd door beide ploegen per mail aan de wedstrijdleiding gemeld te worden .

In provinciale en reeks 1 wordt best van 7 gespeeld .

In de beker speelt iedereen best van 5  .

Vergeet niet tijdig uw blad online in te vullen voor zaterdag 24.00h en vergeet ook niet  te bevestigen voor zondag 24.00h .

 Nieuwe ploegen zullen hun login en paswoord bij hun DFK documenten , gelieve dit voor aanvang van de competitie te proberen ,voor de andere ploegen veranderd er niets oude login en paswoord moeten normaal nog werken  Maar probeer alles voor de zekerheid en kijk alvast in wedstrijdbeheer of alle wedstrijden er in staan .Controleer ook of al uw spelers in uw ploeg staan .Wacht niet tot de laatste moment zo is het voor ons ook eenvoudiger om in te grijpen .

Alle inschrijvingspapieren zijn te vinden op www.dfk.be .

Het bestuur gaat zich dit seizoen bezighouden met de revisie van het reglement ,  website , structuur van de vereniging  en nog veel meer…

Belangrijke datums 2022-23

Het ranking toernooi zal plaatsvinden op 27 Mei 2023 de bekerfinales gaan door op 20 Mei 2023.Het Rankingtornooi is een volledig gratis tornooi georganiseerd door DFK , alle spelers die minsten 5 wedstrijden gespeeld hebben (beker +competitie ) mogen meedoen. Dit tornooi wordt per reeks gespeeld . Op dit tornooi worden alle prijzen van het afgelopen seizoen uitgedeeld , we gaan terug proberen om dit door een bekende nationale of internationale speler/speelster te laten doen.

De inschrijvingen 23/24 zullen doorgaan op 17 en 24 juni 23

10 10)   Communicatie

De contactgegevens van het bestuur  staan in het boekje ,in  de reglementen en op de site .

Wij vragen jullie om zoveel mogelijk de communicatie te voeren via email , of telefonisch als dit niet anders kan . Liever geen Messenger of whatsapp . Houd er ook rekening mee dat wij allemaal mensen met een dagtaak zijn , dus liever niet meer om 08h s’ morgens bellen ook niet in het weekend .Vragen over keuringen alleen aan Jos of willy , wedstrijd gerelateerde vragen enkel aan Kurt schepers stellen en vragen over de competitieopmaak aan Mario Vangeel .We hebben ook het liefst dat de communicatie door de contactpersonen en de kapiteins gevoerd worden .

 

11 11)   Varia

Er werden vragen gesteld vanuit het publiek .

 

V: Hoelang blijft een keuring geldig .

A: Een keuring blijft 5 jaar geldig , als je in tussentijd iets veranderd aan de stand dien je

     Herkeuring aan te vragen

 

V: Is het mogelijk om de e-mail adressen van de kapiteins door te geven ?

A: Het bestuur gaat bekijken of dit mogelijk is met de geldende GDPR regels .

 

V: Wat als de ploegen niet kunnen inloggen op de site in het begin van het seizoen ?

A: Dan zal het bestuur vragen even te wachten om de gegevens in te geven , moesten de

     problemen dan nog niet opgelost zijn dan zullen wedstrijdbladeren per mail dienen

     opgestuurd te worden .

 

V: Mag er met de GSM geteld worden ?

A: Nee , er mogen geen elektronische hulpmiddelen gebruikt worden .

 

 

12 12)   Verdelen DFK documenten .                                                                                                                                              

We gaan straks over tot de overhandiging van de documenten , we roepen ploeg per ploeg af .

 

 

Bedankt aan iedereen en veel succes aan alle ploegen .